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学生档案管理制度 发布时间:2014/6/3 8:50:33  来源:  已阅  次
第一章   总则

第一条 为做好学生档案管理工作,使我院学生档案管理更加规范化、制度化、科学化,根据《安徽省高校毕业生就业指南》及省教育厅相关文件,结合我院具体情况,制定本办法。

第二条 学生档案管理工作要本着为培养人才服务、为经济建设服务、为人事工作服务的原则,坚持维护真实性和完整性的工作方针,实行统一管理,严密保管的办法。

第三条      各系负责学生档案材料的建立和日常管理工作,学生处负责毕业学生档案的审核和签封工作,就业指导办公室负责毕业学生档案的转递等工作。

第二章    收集的范围

第四条  学生档案材料的收集工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为了使学生档案适应国家人事工作的需要,在校期间学生档案应不断充实以下内容:

1、    毕业生登记表。

2、    学习成绩登记表。

3、    学生在校期间获得国家、省、市和院级等各类表彰所形成的材料及登记表。

4、    每学年的综合素质测评表。

5、    学生处、教务处和各系提供的学生在校期间违反校规、校纪、触犯国家法律形成的处理意见。

6、    毕业生体检表。

7、    入团志愿书。

8、    毕业生《报到证》存根联(白色)。

9、   可供组织参考的其他材料。

第三章     归档要求

第五条  档案必须是办理完毕的正式材料。

第六条  学生档案材料必须完整、真实,文字清晰,对象明确,注明承办系、年级、专业、学生及时间。

第七条  手续必须完备。凡材料规定由组织审查盖章的,必须加盖公章;个人文字材料必须有本人签字。

第八条     各类材料必须使用A4的办公用纸,材料及档案袋封面只能用碳素或蓝黑墨水书写。

第四章    档案的借阅

第九条  经系党政领导批准,辅导员可借阅本系的学生档案,并按照查阅、借阅规定予以登记,其他人未经批准不得查阅学生档案。

第十条 学生个人不得查阅或借阅本人或他人档案。

第十一条 档案一般不外借。如确实需要借出使用,经学生所在系负责人批准后方可办理借阅手续。

第五章    档案的转递

第十二条  新生报到时,普招学生应直接将本人档案上交至所在系保管。

第十三条 新生入学后,招生办公室应及时将普招(外省)和本省对口招生学生档案转至各系,各系应指定专人负责档案管理工作。

第十四条 学生转学、转专业,应及时将档案转给新的主管单位。

第十五条 转出转入的学生档案材料必须完整齐全,并按规定认真整理,严禁扣留材料或分批转出转入。

第十六条 各系应在每年61日前,将建档完毕的毕业学生档案材料交学生处,由学生处负责审核、签封。

第十七条 转递的要求

1、    毕业生档案由就业指导办公室负责按毕业生就业报到证上签发的单位或“专升本”录取院校地址转递(特殊情况,另行处理)。

2、    保留学籍、出国、改派、缓派的学生,可以申请将档案暂存学院2年,逾期后,再由就业指导办公室负责转回其入学前生源所在地人事主管部门。

3、   退学的学生,办理学籍变动手续后,其档案由系转交学生处,由学生处负责转回该生家庭所在地人事主管部门。

第六章    纪律要求

第十八条  查阅、借阅档案,必须严格遵守保密制度和查阅档案规定,严禁涂改、圈阅、批注、抽取、撤换档案材料,未经允许不得擅自拍摄、复制档案内容。

第十九条  查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容,因工作需要摘记档案内容时,应经主管部门同意。摘记材料要妥善保管,不得丢失及私自存放。

第二十条  任何部门或个人无权截留或扣发离校手续完备的毕业生档案,对利用职权违反档案管理的工作人员,由其主管部门责令改正,情节严重者,依法追究其相关责任。

第七章    附则

第二十一条 本办法解释权归学生处。

第二十二条 本办法自发布之日起执行。

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